Das neue SIRH-System des Kantons Genf

Die Kosten der Verwaltungstätigkeit seiner 25.000 Mitarbeiter reduzieren und gleichzeitig die Transparenz und flexible Verwaltung dieser enormen Personalausgaben verbessern – diese Aufgabe hat sich der Kanton Genf mit seinem neuen Informationssystem für das Personalwesen von HR Access im Rahmen der vom Staatsrat beschlossenen Modernisierungsmaßnahmen gestellt.

„In seinem Streben nach Modernisierung, sowohl auf organisatorischer als auch auf technischer Ebene, hat der Kanton Genf mit seinen ungefähr 430.000 Einwohnern seit dem Jahr 2000 eine Reihe von Maßnahmen durchgeführt, darunter auch ein umfangreiches IT-Projekt: die Neugestaltung der Personalverwaltung“, erläutert Noureddine Bouzidi, Verwaltungs- und Finanzdirektor des Kantons Genf und Projektleiter für den Auftraggeber im Rahmen des SIRH-Projekts. „Ziel dieser Neugestaltung, die von unserem Staatsrat beschlossen wurde, ist eine Reduzierung der IT- und Verwaltungskosten durch eine Rationalisierung der Lösungen und eine Optimierung der Verfahren.“

Früher wurden im Kanton Genf zwei große Systeme für die Gehaltsabrechnung verwendet. Daneben gab es viele kleine lokale Lösungen, die ebenso unterschiedlich waren wie die von ihnen verwalteten Abläufe. Das verursachte erhöhte Betriebskosten und bot nur wenig Analysemöglichkeiten, die jedoch für eine ordnungsgemäße Kontrolle der Personalausgaben unbedingt erforderlich sind. Um die Anwendungen zu vereinheitlichen, die Datenbestände zu rationalisieren und die Verfahren im Personalwesen aufeinander abzustimmen, veröffentlichte der Kanton vor einigen Jahren eine Ausschreibung für die Realisierung eines zentralen, gemeinsam genutzten Informationssystems für das Personalwesen (Système d’Information pour les Ressources Humaines, kurz SIRH).
 

Ein SIRH zur Unterstützung der Regierungspolitik
Wichtigstes Kriterium des Lastenheftes: die Fähigkeit der Lösung, die schweizerischen Besonderheiten –  wie beispielsweise die Quellensteuer – sowie auch lokale Gegebenheiten zu berücksichtigen, hat doch jeder Kanton seine eigenen Steuergesetze und Vorschriften für das Personalwesen.  Besonders im Kanton Genf gibt es bestimmte Gruppen wie die Polizei oder das Bildungswesen, die starke Besonderheiten in der Verwaltung aufweisen, auf die sie großen Wert legen. Es waren daher besonders seine flexiblen Anpassungsmöglichkeiten, die den Ausschlag dafür gaben, dass das SIRH HR Access, eine Lösung des gleichnamigen Anbieters, bei der Ausschreibung den Zuschlag erhielt.

„Dieses SIRH ist kein Selbstzweck, sondern dient zur Unterstützung der Regierungspolitik der Kostenrationalisierung und der Modernisierung im Bereich des Personalwesens“, erläutert Noureddine Bouzidi. „Nach verschiedenen aufeinanderfolgenden Ausbauphasen erfüllt das SIRH HR Access diese Funktion heute perfekt. Unsere Politik der Modernisierung beruht im Wesentlichen auf der Harmonisierung der fachlichen Verfahrensabläufe im Personalwesen zwischen den sieben Departements, wobei die elektronische Verarbeitung sowie die Dezentralisierung bestimmter Abläufe Schlüsselrollen für mehr Effektivität und Zuverlässigkeit spielen: lauter Bereiche, in denen HR Access seinen Nutzen demonstrierte und beweist.“

Gemeinsame Transparenz zur besseren Lenkung des Personalwesens
Heute werden alle 25.000 Angestellten und die zirka 20.000 Lohnempfänger der Kantonsregierung unter HR Access verwaltet. In Verbindung mit dem neuen Finanzverwaltungssystem des Kantons erlaubt es eine automatische Erfassung der Löhne in der Buchhaltung. Das SIRH ermöglichte in einer ersten Projektphase die Zusammenlegung der beiden großen Lohnbuchhaltungen mit 15 Personen – und ihrer beiden Entlohnungssysteme und -vorschriften – sowie die allmähliche Abschaffung der lokalen Einzelanwendungen, von denen rund hundert unter Excel ausschließlich für die Erfassung der Abwesenheitszeiten dienten. Dank des Einsatzes seiner Web-Version für die 1.300 Mitarbeiter in den verschiedenen Dienststellen der Kantonsregierung wurde die Erfassung an die Quelle verlagert, ebenso wie die Einsicht der einzelnen Akten: eine Dezentralisierung, die das Delegieren von Kompetenzen vor Ort ermöglicht.

„Die gemeinsame Nutzung eines Instruments und die Verwendung zentraler und leicht zugänglicher Datenbestände fördern nicht nur die Harmonisierung unserer Abläufe im Personalwesen, sondern bieten uns auch eine Transparenz, die es bisher nicht bei gab“, sagte Noureddine Bouzidi. „Die Einblicke in die Gesamt-Personalkosten und außerdem in die zukünftig gemeinsamen Indikatoren liefern unseren politischen Entscheidungsträgern die solide Grundlage eines strategischen Lenkungsinstruments. Insbesondere kann der Einfluss bestimmter Verfahren auf die Kosten ermittelt werden.“

Wesentlich geringerer Zeitaufwand und weniger „Papierkrieg“
Darüber hinaus führen die drastische Reduzierung der Anzahl von Lösungen sowie die Verschmelzung zu einer einzigen Personaldatenbank auch zu einer Reduzierung des Arbeitsaufwandes und der Betriebs- und Wartungskosten im IT-Bereich sowie zu einem allmählichen Wegfall der mehrfachen Informationserfassung bei den Mitarbeitern der Personalverwaltung.

Weitere fachliche Vorteile: der Zeitgewinn und die Einsparung von Schreibarbeiten durch die elektronische Verarbeitung einer großen Zahl von administrativen Formularen, die für die Verwaltung der 25.000 Mitarbeiter benötigt werden. Hier ist beispielsweise die Kostenabrechnung der Vertretungskräfte für abwesende  Lehrer zu nennen. Dieses manuelle Verfahren erforderte früher jeden Monat die Bearbeitung und doppelte Erfassung von mehreren tausend Abrechnungen auf Papier. Heute erfolgt der Vorgang dank HR Access vollständig elektronisch: von der einfachen Erfassung der Abrechnung in elektronischer Form durch die Vertretungsstelle bis zur Gutschrift in deren Gehaltsabrechnung.

Besser planbare Personalkosten
Das erst kürzlich realisierte Modul „Gestion de Postes“ von HR Access bietet ebenfalls einen echten Zusatznutzen. Es ermöglicht die Bestimmung der Differenz zwischen dem theoretischen Personalbestand – so wie er im Parlament eingeplant und beschlossen wurde – und dem tatsächlichen Personalbestand. Das Modul besitzt außerdem eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung und stellt eine Verbindung zwischen der Personalverwaltung und der Vorbereitung und Kontrolle der Personalkosten dar. „Damit verfügen die Staatsräte in Zukunft über Cockpit-Instrumente zur Nachverfolgung der monatlichen Entwicklung der Personalbestände und der Inanspruchnahme der Haushaltsmittel“, sagte Noureddine Bouzidi weiter. „Dieses Lenkungsinstrument hilft ihnen, gezielt die richtigen Entscheidungen zu treffen, beispielsweise für eine Aufstockung oder geänderte Verteilung des Personalbestandes. Für die Aufstellung des Jahresbudgets kann HR Access sogar die Alterung der Personalkosten simulieren und anschließend automatisch die Kosten für das Folgejahr berechnen. Diese Simulation beschäftigt uns heute zwei Tage lang, während wir früher einen Monat benötigt haben, um diese Alterung näherungsweise zu bestimmen. Dabei erhielten wir damals ein wesentlich weniger zuverlässiges Ergebnis. Bei einem Lohnkosten-Budget von über zwei Milliarden Schweizer Franken (bei einem Gesamthaushalt des Kantons von 4,4 Milliarden) hat selbst ein geringer Rechenfehler von vielleicht nur ein Prozent große Auswirkungen: Auf diese Weise bringt uns das SIRH erhebliche Vorteile!“

Weiteren Nutzen erwartet der Kanton Genf im Verlauf der kommenden Monate nach der derzeit laufenden Einführung des Moduls „Gestion de la Formation“ sowie von der für den Zeitraum 2009 bis 2010 vorgesehenen Realisierung der Module „Gestion du Recrutement“, „Gestion des Carrières“ und „Gestion des Compétences“.

Heute werden alle ca. 25.000 Angestellten und ca. 20.000 Lohnempfänger der Genfer Kantonsregierung durch das neue Informationssystem für das Personalwesen verwaltet.

Der Kanton Genf
Im Kanton Genf stehen sieben 7 Mitglieder des Staatsrates (Conseil d’Etat), denen jeweils eines der Departemente unterstellt ist  (Constructions et Technologies de l’Information, Economie et Santé, Finances  (zuständig für die Personalverwaltung), Instruction Publique, Institutions (DI), Solidarité et Emploi sowie Territoire) mit 25.000 Mitarbeitern im Dienste von fast 430.000 Bürgern.

Der Schweizer Staat Freiburg

Der Schweizer Staat Freiburg entschied sich vor dem Hintergrund einer Umgestaltung seiner personalwirtschaftlichen Lösung für HR Access. Ausschlaggebend waren neben der Fähigkeit von HR Access, einen Großteil der Schweizer Spezifika standardmäßig zu verwalten, die Anpassbarkeit an andere Besonderheiten im Zusammenhang mit der Autonomie dieses Kantons und die strategischen Perspektiven, die HR Access dem Kanton eröffnet.

"Wir sind ein mit einem französischen Departement vergleichbares Untergebiet, besitzen aber in nahezu allen Bereichen – Ausbildung, Gesundheit, Raumplanung und zum Teil auch in der

Justiz – eine mit einem kleinen Land vergleichbare Autonomie“, erklärte Florence Hirsbrunner,

Bereichsleiterin der Personalabteilung des Staates Freiburg und Leiterin des Projekts HR Access.

„Daher sind wir für die Personalwirtschaft und die Gehaltsabrechnungen von ca. 15.000 Mitarbeitern zuständig, die im öffentlichen Sektor auf Kantonsebene tätig sind. Wir müssen rechtliche, vom Schweizer Staat auferlegte Besonderheiten beachten, z. B. den Einzug der Quellensteuer von Ausländern, zu denen Spezifika des Kantons kommen, etwa unsere Regulierungslogik oder die komplexe Berechnung der Zusatzaltersversicherung."

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Der Staat Freiburg hat diese Besonderheiten in der Vergangenheit mit der Lösung Sigapip, dem Vorgängersystem von HR Access, gut bewältigt. Der Support der Lösung wurde jedoch im Jahr 2004 eingestellt. Sie wird nicht mehr vom Hersteller gepflegt und die proprietären Server, auf denen sie installiert ist, werden von der Bildfläche verschwinden. Der Staat Freiburg hat aufgrund dieser Hardwareeinschränkungen und attraktiver neuer Funktionalität beschlossen, seine Personalwirtschaft mit einer Lösung zu modernisieren, die in der neuen offenen Windows NT/SQL Server-Umgebung läuft, für die sich seine IT-Direktion aufgrund ihrer leistungsstärke und Wirtschaftlichkeit entschieden hat. Er beauftragte einen externen, neutralen IT-Dienstleister mit der Durchführung einer Vergleichsstudie der auf dem Markt erhältlichen Softwarelösungen anhand eines genauen Pflichtenhefts seiner Anforderungen. Funktionsumfang und Anpassbarkeit gaben den Ausschlag für HR Access.

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"Die Lösung HR Access hat sich aufgrund zweier wichtiger Merkmale aufgedrängt“, erklärte Florence Hirsbrunner. „Zum einen decken die vielfältigen Standardfunktionen der Lösung einen Großteil unserer spezifischen Anforderungen ab.“ Hierzu gehören neben der Möglichkeit, zur Verwaltung des Personalbudgets eine Positionsstruktur unabhängig von den ihr zugeordneten Mitarbeitern zu erstellen, auch die Umsetzung einer detaillierten Verwaltung der Fähigkeiten und der hierarchische Workflow. Ein weiteres Beispiel: Vor dem Hintergrund eines Einzelentgelts für alle Berechnungen können nun auf einfache Weise alle Personen verwaltet werden, die für mehrere „Arbeitgeber“ tätig sind, z. B. eine Krankenschwester, die in einem Krankenhaus und einer Krankenpflegerschule arbeitet. „Die Standardlösung HR Access trägt allen Besonderheiten des Schweizer öffentlichen Sektors Rechnung. Zum anderen hat sich das Produkt in der Vergleichsstudie profiliert, da es sich rasch und flexibel und zu geringeren Kosten an die Kantonbesonderheiten anpasst, z. B. das Budgetmanagement im Zusammenhang mit der Lohnsumme, das wir auf dieser Ebene durchführen.

Begeisterte Anwender, auf allen Ebenen
Das Umgestaltungsprojekt für das personalwirtschaftliche System wurde im Jahr 2005 initiiert, nachdem die Entscheidung zugunsten von HR Access vom Staatsrat bestätigt worden war. Die neue Lösung ist seit Januar 2007 im folgenden Umfang in Betrieb: Abrechnung, inschl. Buchung und Statistiken im Zusammenhang mit den Vollzeitentsprechungen, Budgetmanagement und Kontenkontrolle, Weiterbildungsmanagement. Fähigkeitenmanagement und personalbeschaffung befinden sich noch in der Anfangsphase ihrer Implementierung. Fristen sowie geplante Budgets für das Projekt wurden eingehalten. Ein Erfolg, den Florence Hirsbrunner auf die starke Einbeziehung und außerordentliche Synergie aller teilnehmenden Parteien zurückführt, u. a . ihres Bereichs (der als Schnittstelle zwischen IT und Anwendern agierte) und der IT-Direktion des Kantons Freiburg. „Das Projektkomitee hat stets ruhig und sachlich Lösungen für Probleme gefunden, ohne jemals den Lenkungsausschuss um Schlichtung anzurufen: Daher konnte der Zeitplan mühelos eingehalten werden!“

Auch mit mehreren Monaten Abstand fällt das Feedback von ca. 150 HR Access-Anwendern, d. h. Personalabteilung, Entgeltverantwortliche in den Institutionen, Abteilungsleiter, Buchhalter des Staates usw., sehr positiv aus, insbesondere im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit und die intuitive Handhabung der Web-Lösung der Software. Die Anwender waren vor allem erfreut, dass sie sich anders als bisher keine Codes mehr merken mussten, um auf Datenelemente zuzugreifen, und über bessere Anzeige- und Kontrolloptionen verfügten. Auch im Bereich der Gehaltsabrechungen bringt die neue Engine Vorteile. Nahm die Ausgabe von 15.000 Gehaltsabrechrechnungen zuvor drei Stunden in Anspruch, so sind es nun gerade einmal eineinviertel Stunden. Zahlreiche Verbesserungsperspektiven- bis zur Lenkung durch Human-Resources-Ziele. "Die Einführung von HR Access bedeutet keine Revolution in der täglichen Arbeit der Betroffenen. Aufgrund ihrer Flexibilität hat sich die Lösung sehr gut an unsere Arbeitsmethoden angepasst und nicht wir uns an sie. Und genau das hatten wir uns gewünscht!“, ergänzte Florence Hirsbrunner. Die IT-Direktion musste aufgrund der Änderung der Umgebung neuen Skill zur Verfügung stellen, insbesondere Netzwerke und VPN, Hardware, Sicherheit, Web und Java. "Für die Personalwirtschaft liegt die Revolution eher in den stark tätigkeitsfeldbezogenen Perspektiven, die HR Access aufgrund seiner vielfältigen Funktionen eröffnet“, sagte Florence Hirsbrunner abschließend. „Unsere Personalabteilung intensiviert ihre Reflexionsschwerpunkte. Wir beabsichtigen beispielsweise, das Fähigkeitenmanagement und die Personalbeschaffung weiter auszubauen, eine Zeitwirtschaft zu implementieren und Workflows für Weiterbildungsanträge und Urlaub zu erstellen. Wir haben viele ehrgeizige Projekte, die uns gestatten sollen, unsere aktuelle Personalwirtschaft hin zu einer durch Ziele gelenkten, echten HR-Leitlinie weiterzuentwickeln."

Der für die Verwaltung des Kantons Freiburg, einem von 26 Kantonen der Schweizerischen Eidgenossenschaft, zuständige Staat Freiburg besitzt eine mit der eines kleinen Landes vergleichbare Autonomie. Sein Parlament mit derzeit 130 vom Volk gewählten Mitgliedern übt die gesetzgebende Gewalt aus, verschiedene Gerichte die Judikative. Der Auftrag des Staats wurde acht Direktionen übertragen:

Der Staat Freiburg auf einen Blick:

Ø  Direktion für Erziehung, Kultur und Sport Sicherheits- und Justizdirektion

Ø  Direktion der Institutionen und der Land- und

Ø  Forstwirtschaft

Ø  Volkswirtschaftsdirektion

Ø  Direktion für Gesundheit und Soziales

Ø  Finanzdirektion

Ø  Raumplanungs-, Umwelt- und Baudirektion

Etat de Fribourg

In Switzerland, the State of Fribourg, along with HR Access, is undertaking project after project to modernize the management of its 15,000 agents

Context : Needing to revise its personnel management solution, the State of Fribourg, Switzerland, has chosen HR Access for its capacity to manage, with its standard product, a large number of Swiss specificities, as well as for its flexibility in adapting to other particularities associated with the autonomy of this canton, not to mention the strategic perspectives that it offers.

The State of Fribourg, as a territorial subdivision equivalent to a French department with in almost all areas - education, health, territory management, justice in part, etc. - the autonomy of a small country. ..handles personnel management and payroll for some 15,000 people who work in the public sector for the canton. We are subject to legal particularities imposed by the Swiss state, such as our adjustment logic or the complex calculation for the canton's own supplementary old age pension plan."

The project was initiated in 2005, after the choice of HR Access was approved by the Council of State, and the new solution operational since January 2007 on the following perimeter, identical to the existing perimeter: payroll, budget management and account control, management of training, and finally, in its infancy, management of skills and recruitment

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